Cuando contratos, expedientes y reportes forman parte del trabajo diario, una impresora convencional puede quedarse corta. La empresa necesita una multifuncional capaz de imprimir, copiar y digitalizar documentos de forma continua, sin generar esperas ni interrupciones.
Pero elegir correctamente no significa comprar el equipo más potente. La capacidad debe responder al volumen mensual, número de usuarios y tipo de documentos que maneja la organización.
¿Qué capacidad necesita tu empresa?
Una referencia práctica es revisar cuántas páginas procesa la oficina al mes:
| Velocidad mensual | Capacidad orientativa |
|---|---|
| Hasta 5,000 páginas | 20–30 ppm |
| 5,000 a 15,000 páginas | 30-40 ppm |
| Más de 15,000 páginas | 40–50+ ppm |
Las páginas por minuto (ppm) son solo una referencia. Si varias áreas utilizan simultáneamente el mismo equipo, puede ser necesario aumentar la capacidad o distribuir el trabajo entre más de una multifuncional.
No evalúes únicamente la velocidad
Para una empresa que trabaja constantemente con documentación, hay otras características igual de importantes:
- Impresión dúplex, para contratos y expedientes extensos.
- Alimentador automático, para copiar o digitalizar varias páginas.
- Escaneo a doble cara, especialmente útil para archivos administrativos.
- Buena capacidad de papel, para reducir reposiciones.
- Formato A3, si se manejan tablas, diagramas o documentación técnica.
- Color, solo cuando los documentos realmente lo requieren.
El objetivo es que el equipo acompañe el flujo documental, no que se convierta en otro punto de espera.
¿Qué modelos puedes evaluar?
Para un volumen empresarial moderado, pueden considerarse equipos como:
- Ricoh IM 2500: Multifuncional A3 monocromática de 25 ppm para impresión, copiado y digitalización.
- Canon imageRUNNER ADVANCE DX 4825i: Equipo A3 de 25 ppm orientado a entornos empresariales y gestión documental.
- Konica Minolta bizhub 250i: Multifuncional A3 monocromática de 25 ppm para oficinas con uso frecuente.
- Si la demanda es mayor, pueden evaluarse alternativas de aproximadamente 35 ppm como Ricoh IM 3500, Canon imageRUNNER ADVANCE DX 4835i o Konica Minolta bizhub 360i.
Para operaciones más exigentes existen configuraciones de 45, 50 ppm o superiores.
¿Tu equipo actual tiene capacidad suficiente?
Hay algunas señales que deberían llamar la atención:
- Se forman colas de impresión.
- Varios departamentos esperan para utilizar el equipo.
- Los atascos y fallas son cada vez más frecuentes.
- La impresora trabaja prácticamente toda la jornada.
- El volumen de documentos ha aumentado con el crecimiento de la empresa.
En estos casos, el problema puede no ser la antigüedad del equipo, sino que su capacidad ya no corresponde a la demanda actual.
¿Comprar o alquilar una fotocopiadora?
La compra puede ser conveniente cuando la empresa desea incorporar el equipo como activo y asumir directamente su mantenimiento y renovación.
El alquiler de impresoras multifuncionales permite acceder a equipos empresariales sin una inversión inicial elevada y puede incluir mantenimiento y soporte técnico, facilitando además la adaptación de la capacidad cuando cambia la demanda.
La decisión debe considerar el costo total de mantener el equipo operativo, no únicamente su precio de adquisición.
El equipo debe adaptarse al flujo de trabajo
La mejor multifuncional no es necesariamente la más rápida, sino la que puede responder al volumen documental de la empresa sin generar esperas ni capacidad innecesaria.
En Copycom evaluamos las necesidades de cada organización para recomendar equipos Ricoh, Canon y Konica Minolta, disponibles para alquiler o venta de impresoras y fotocopiadoras multifuncionales.
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